Le procedure di notifica costituiscono uno degli aspetti più dibattuti e delicati del processo italiano. I meccanismi del processo difatti pongono quale presupposto logico necessario la formale certezza della regolarità delle procedure di comunicazione degli atti.
Per come noto, in passato, tale certezza è stata assicurata dall'intervento di un soggetto terzo (l'Ufficiale Giudiziario) che attesta fino a querela di falso l'avvenuto compimento o meno delle formalità di notifica.
Lo strumento, ovviamente, comporta oneri e costi che vanno ben al di là della mera tassa versata all'Ufficiale Giudiziario per le attività di notifica (che, in ogni caso, può ben essere comunque molto onerosa). L'esperienza degli uffici UNEP di certe Corti d'Appello è entrata ormai nell'immaginario collettivo: le attese presso l'Ufficio Notifiche del Tribunale di Roma sono state anche oggetto di indagini giornalistiche e reportage televisivi. Lo studio legale (e, in definitiva, il cliente pagante) viene quindi a sobbarcarsi anche dei costi delle risorse dedicate alle attività di passaggio delle notifiche e di ritiro delle stesse.

L. 53/94: Facoltà di notifica da parte degli avvocati autorizzati
Un primo flebile tentativo di snellimento delle procedure, principalmente volto all'alleggerimento dei carichi di lavoro degli uffici NEP è stata la previsione da parte della Legge numero 53/1994 della facoltà di notifica degli atti giudiziari da parte degli avvocati procuratori autorizzati da parte dei rispettivi Ordini. La legge è stata in gran parte utilizzata per le notifiche a mezzo posta.
Il passaggio però (come tante vicende italiane) si è rivelato timido: la norma prevede infatti, oltre all'autorizzazione da parte del Consiglio dell'Ordine di riferimento, un articolato elenco di contenuti sia per la busta che per la relata di notifica.
La complessità della procedura ha comportato una tiepida adesione degli avvocati. Altre resistenze sono derivate dal fatto che effettuando per posta anche le notifiche da fare “a mani” bisognava poi attendere la restituzione della ricevuta di ritorno per avere piena prova dell’avvenuta notifica.
L’evoluzione del web ha fatto si che Poste Italiane perfezionassero e rendessero sempre più efficiente il servizio di consultazione on line della tracciabilità delle spedizioni (cd. “dove-quando”) e questo ha dato notevole impulso a tali forme di notifica.
Tant’è che si è diffusa una prassi che riteneva comunque che l’estratto del sito Poste Italiane con la descrizione della tracciabilità della spedizione, consegna inclusa, rappresentasse un principio di prova di avvenuta notifica.
A tale prassi ha fatto poi seguito un vero e proprio riconoscimento normativo, operato con il nuovo codice del processo amministrativo, che ha previsto che ai fini di taluni adempimenti preliminari (es: fissazione di una camera di consiglio a seguito del deposito di un ricorso) può far fede anche il semplice estratto dal sito internet del cd. “dove-quando”.

La ricevuta di ritorno della raccomandata
Ai fini della concreta e definitiva prova della notifica a mezzo posta comunque, rimane insostituibile la ricevuta di ritorno, soprattutto allorquando la controparte non si costituisca e rimanga contumace.
La preoccupazione che tale ricevuta potesse andare smarrita (ed è successo certamente diverse volte a ciascun avvocato) ha fatto sì che laddove la notifica potesse esser fatta “ a mani”, si preferiva comunque rivolgersi al più “sicuro” Ufficio Giudiziario, anche se ingolfato.

La rivoluzione telematica L. 228/12
L’odierna rivoluzione telematica tuttavia, consente e consentirà sempre più in futuro di dare un nuovo impulso all'accelerazione e semplificazione delle formalità di comunicazione degli atti giudiziari, tramite l’introduzione degli strumenti di notifica telematica.
La notifica telematica infatti, oltre ad eliminare persino i costi di spedizione, consente con la ricezione della ricevuta telematica di consegna, l’immediata percezione della certezza che la notifica è andata a buon fine, e soprattutto che l’avvocato dispone in tempo praticamente reale della piena prova della validità della notifica.
L’affermazione di tali principi, richiede però estrema cura da parte dell’avvocato notificante nel rispetto delle prescrizioni e delle norme tecniche che regolano la notifica (la futura giurisprudenza rivelerà quali irregolarità potranno ritenersi sanabili o meno, o addirittura irrilevanti). Il tutto rientra nella generale tendenza alla informatizzazione del processo civile che, nelle intenzioni del Legislatore (e nelle aspettative di molti operatori), dovrebbe divenire da qui a breve interamente telematico.
In prima istanza, la facoltà di notificare gli atti per via telematica è stata prevista dalla Legge numero 228/2012 (di conversione del D.L. 179/2012), che ha inserito un nuovo articolo 3bis alla legge sulle notifiche del professionista (L.53/1994).
La norma ha previsto sin dall'inizio la possibilità di eseguire notifiche a mezzo posta elettronica certificata, per quanto nella sua prima formula esso ha sollevato notevoli dubbi, in quanto imponeva il "rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici".
La formula si è mostrata certamente non felice, ritenuta la congerie di normative e circolari che, proprio in quegli anni, si sono sovrapposte a disciplinare aspetti anche estremamente tecnici della materia.

Oggetto obbligatorio per la Pec di notifica
Da ultimo, il Legislatore è nuovamente intervenuto con il D.L. 90/2014 (conv. con modifiche con L. 114/2014), ponendo alcuni punti fermi.
Il punto di partenza è costituito sempre dall'art. 3bis della L. 53/1994, il quale prevede che la notifica deve avvenire attraverso comunicazione PEC.
La PEC, nella sua struttura base, prevede un messaggio e dei contenuti (o allegati) certamente obbligatori.
In primis, il messaggio PEC di notifica deve indicare nell'oggetto la dizione "Notificazione ai sensi della Legge n. 53 del 1994".
Questo avviso deve ritenersi fondamentale ed essenziale, poiché la parte deve essere avvisata che la PEC che ha ricevuto è a tutti gli effetti di legge una notifica. A seguire, la PEC avrà quali contenuti o allegati (almeno) l'atto da notificare e la relazione di notificazione (con relativa l'attestazione di conformità dell'atto).


Atto predisposto dall’avvocato in word, trasformato in pdf e firmato digitalmente oppure l’originale da scannerizzare
L'atto da notificare è l'oggetto della notifica, il documento di cui si vuol ottenere attestazione dell'avvenuto invio e consegna presso la PEC del destinatario. Qualora l'originale dell'atto sia costituito da un documento informatico, esso costituirà il testo del messaggio PEC (si tratta di una ipotesi invero di difficile ipotizzabilità, ritenute le difficoltà, in questo caso, di firma digitale del messaggio). Molto più spesso si tratterà di un atto (se di parte: esempio una citazione o un ricorso) predisposto dall’avvocato in formato word e poi trasformato (ossia “salvato”) in formato . pdf. e quindi firmato digitalmente dall’avvocato al fine di attribuirgliene la piena paternità.
Quando diversamente l'originale dell'atto non consista in un documento informatico ma preesista in formato cartaceo (tipicamente atti giudiziari e/o d'ufficio) esso potrà esser scannerizzato e salvato in formato PDF, il professionista poi dovrà attestarne la conformità all’originale.
Vi è infine la possibilità che l’atto esista già in formato informatico (si pensi ad esempio ad un decreto ingiuntivo che già attualmente viene richiesto esclusivamente in forma telematica), in tal caso il professionista dovrà estrarre il file dal fascicolo informatico, attestandone egualmente la conformità all’originale rispetto a quello appena estratto. Tale attestazione di conformità potrà essere redatta in forma autonoma, ovvero (meglio e per semplicità) inserita ed inglobata nella relazione di notificazione. Il tutto poi dovrà essere allegato al messaggio PEC da inviare. Il documento, ovviamente, andrà firmato digitalmente dal professionista se esso è atto di parte.
In mancanza di espressa previsione di legge, è ancora oggetto di discussione se l'atto notificando vada firmato dal professionista anche nella ipotesi in cui sia atto d'ufficio (e, come tale, estratto dal fascicolo informatico del Tribunale competente). Non è mancato, invero, chi ha scelto la via prudenziale di trasmettere due copie dello stesso atto estratto, delle quali l'una firmata dal professionista (formato .p7m) e l'altro non firmata (ordinario .pdf).
In effetti, la problematica sembra superata dalla disponibilità, sul sito riservato del Tribunale, dei documenti informatici direttamente firmati dall'Ufficio (ossia, già in formato .p7m).


Nella “relata” la dichiarazione di conformità all’originale
La relata di notifica (quale attestazione di compimento della notifica PEC), ha un contenuto obbligatorio, nella misura in cui il professionista notificante ha l'obbligo di indicare in essa:
a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante;
b) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;
c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
d) l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui l'atto viene notificato;
e) l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto.
E’ altresì necessario indicare nella relazione di notifica la natura e tipologia dell’atto, e se trattasi di atto giudiziario sembra opportuno indicare il numero di ruolo generale del procedimento (si pensi ad esempio ad un atto di chiamata in causa in giudizio).
Si tratta di una relazione di notifica invero corposa che, come tale, presenta parecchie insidie (tenuto soprattutto conto degli effetti invalidanti anche di una sola delle indicazioni obbligatorie).
La relata conterrà anche indicazione di conformità del documento informatico all'originale e, quale atto del professionista notificante, andrà firmata da questi e allegato alla PEC.
La relata quindi potrà essere predisposta in formato word, poi salvata in formato pdf e quindi firmata digitalmente.
Bisognerà fare particolare attenzione ad apporre la data e la firma digitale alla relata lo stesso giorno in cui la notificazione viene eseguita, poiché la relata è un tutt’uno con la notifica e quindi con la spedizione a mezzo PEC, altrimenti si attesterebbe una falsità.
Va ricordato che l’Avvocato ai sensi dell’art 6 delle legge 53/94, allorquando si avvale di tale facoltà per compiere le notifiche, è ritenuto ad ogni effetto di legge pubblico ufficiale, sicchè i suoi atti fanno fede sino a querela di falso, ma con tutte le conseguenti responsabilità, civili, penali ed amministrative.

Indirizzo del destinatario
La notifica telematica non può esser effettuata verso qualunque indirizzo email, ma solo nei confronti dei destinatari che risultino da pubblici elenchi, ai sensi dell’art 3 bis della legge 53/94.
Fra tali elenchi, sicuramente rientrano gli indirizzi PEC depositati dalle imprese in sede di iscrizione alla Camera di Commercio competente (o in sede di integrazione della stessa, obbligatoria per le società proprio con riferimento alla indicazione dell'indirizzo PEC ai sensi dell'articolo 16, comma 6 del D.L. 185/2008, conv. con L.2/2009 e, successivamente per le ditte individuali ai sensi dell'articolo 5 del D.L. 179/2012, conv. con L. 221/2012), ma anche l'INI-PEC (Indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata) ed il ReginDe (Registro Generale degli indirizzi elettronici).

C.B.
S.M.

Reperibile su: https://twitter.com/bsmstudiolegale/status/513958855324479488